Daher hier mal eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems.
- Schnellerer Informationszugriff
- Beschleunigung der Arbeitsprozesse
- Vermeidung von Doppelarbeit
- Verbesserte Transparenz von Vorgängen
- Verbesserte Controllingmöglichkeiten
- Verbesserter Kundenservice
- Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
- Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
- Fehlerminimierung
- Einhaltung des Datenschutzes durch Zugriffsschutz
- Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
- Einsparung von Archivräumen
- Entlastung von E-Mail Systemen
- Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
- Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
- Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform :
Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 €
Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und 20.00 €
Tätigkeit | Einsparung |
Schnellere Ablage und Recherche | 25% - 40% |
Reduzierung von Routinearbeiten | 30% - 40% |
Verkürzung der Durchlaufzeit | 30% - 90% |
Reduzierung der Archivfläche | 50% - 80% |
Verkürzung der Durchlaufzeit | 30% - 90% |
Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.