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Mit der Notwendigkeit, Dokumente und Akten den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend aufzubewahren, wächst für Unternehmen der Bedarf nach einer effizienten, workflowoptimierten und platzsparenden Art der Archivierung und Datenvorhaltung.

Die digitale bzw. elektronische Archivierung gibt Ihren Mitarbeitern wieder mehr Raum für ihre eigentliche Arbeit. Dokumente können zeit- und ortsunabhängig allen Mitarbeitern und Teams zur Verfügung gestellt werden. Dadurch lassen sich die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen.

Die meisten Informationen im Unternehmen liegen unstrukturiert vor, meist in Form von Dateien im Fileverzeichnis oder in Ordnern als E-Mail. Diese Informationen sind oft schlecht auffindbar, stehen nicht allen Nutzern in gleicher Weise zur Verfügung oder liegen sogar mehrfach vor

Etwa 80 - 90% aller im Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform vor.

Daher hier mal eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems.

  • Schnellerer Informationszugriff
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Vermeidung von Doppelarbeit
  • Verbesserte Transparenz von Vorgängen
  • Verbesserte Controllingmöglichkeiten
  • Verbesserter Kundenservice
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
  • Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
  • Fehlerminimierung
  • Einhaltung des Datenschutzes durch Zugriffsschutz
  • Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
  • Einsparung von Archivräumen
  • Entlastung von E-Mail Systemen
  • Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
  • Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
 
 
Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform :
 
Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 €
 
Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und 20.00 €
 
Tätigkeit     Einsparung
Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40%
Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%
Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90%
Reduzierung der Archivfläche 50% - 80%
Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90%
                                
Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.

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