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Daher hier mal eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems.

  • Schnellerer Informationszugriff
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Vermeidung von Doppelarbeit
  • Verbesserte Transparenz von Vorgängen
  • Verbesserte Controllingmöglichkeiten
  • Verbesserter Kundenservice
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
  • Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
  • Fehlerminimierung
  • Einhaltung des Datenschutzes durch Zugriffsschutz
  • Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
  • Einsparung von Archivräumen
  • Entlastung von E-Mail Systemen
  • Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
  • Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
 
 
Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform :
 
Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 €
 
Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und 20.00 €
 
Tätigkeit     Einsparung
Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40%
Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%
Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90%
Reduzierung der Archivfläche 50% - 80%
Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90%
                                
Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.
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