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Dokumentenmanagement

Die meisten deutschen Unternehmen unterschätzen das Potenzial von Print Management und Document Solutions erheblich. Allein mit Print Management können Druckkosten um bis zu 40 Prozent gesenkt werden – und das ohne Einbußen von Qualität bei gleichzeitiger Steigerung der Verfügbarkeit.

Im Bereich Document Solutions versteckt sich sogar ein noch höheres Potenzial, denn hier werden Dokumentenprozesse optimiert, was die Produktivität der Fachabteilungen wesentlich erhöht. Die IT-Abteilungen können demnach mit Hilfe von Print Management und Document Solutions dazu beitragen, die Bearbeitung der oben genannten Herausforderungen zu unterstützen, also IT-Kosten zu sparen, die Flexibilität zu steigern und einen größeren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens zu leisten.

Daher hier mal eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems.

  • Schnellerer Informationszugriff
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Vermeidung von Doppelarbeit
  • Verbesserte Transparenz von Vorgängen
  • Verbesserte Controllingmöglichkeiten
  • Verbesserter Kundenservice
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
  • Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
  • Fehlerminimierung
  • Einhaltung des Datenschutzes durch Zugriffsschutz
  • Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
  • Einsparung von Archivräumen
  • Entlastung von E-Mail Systemen
  • Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
  • Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
 
 
Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform :
 
Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 €
 
Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und 20.00 €
 
Tätigkeit     Einsparung
Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40%
Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%
Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90%
Reduzierung der Archivfläche 50% - 80%
Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90%
                                
Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.

Joomla! 1.6 continues development of the Joomla Framework and CMS as a powerful and flexible way to bring your vision of the web to reality. With the administrator now fully MVC, the ability to control its look and the management of extensions is now complete.


Dokumentenmanagement muss nicht komplex sein. Einfachere Systeme für Mittelständler, die Dokumentenmanagement-Grundfunktionalität bieten, sind auch einfach zu installieren, einfach zu betreiben.

Sie wollen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Ihrem Unternehmen einführen, wissen aber nicht, welcher der zahlreichen Anbieter die für Sie optimale Lösung parat hat? Sie sind nicht sicher worauf, Sie bei der Erstellung des Pflichtenhefts achten müssen, welche Features das DMS bieten muss, wie Sie andere Systeme integrieren und wie Sie Ihre Prozesse optimal in dem System abbilden?

Dokumentenmanagement-Projekte sind vor allem Organisationsprojekte. Organisatorische Veränderungen lassen sich in einer kleineren, übersichtlicheren, persönlicheren Organisation einfacher, schneller und mit geringerer Komplexität als in einem Großunternehmen umsetzen.

Die Effiziente Nutzung von elektronischem Dokumentenmanagement erfordert bei noch in "Papier-Dimensionen" denkenden Organisationen tiefgreifende Veränderungen. Diese lassen sich nicht pauschal fassen, da die Form, die aktuellen Arbeitsprozesse, die kommunikative und soziale Interaktion, der Aufbau und die Unternehmenskultur von sehr vielen Faktoren abhängen und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Deshalb sind auch Vergleiche innerhalb einer Branche zwischen direkten, gleichgroßen und nach außen hin gleich arbeitenden Mitbewerbern nicht 1:1 von dem Einen auf den Anderen übertragbar. Je nach Branche und Gewerbe unterscheiden sich Aufkommen und Bedeutung der Unternehmensdokumentation erheblich. So ist es nicht ungewöhnlich, wenn trotz einer gleichen Aufgabenstellung, wie die Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Beschleunigung und Optimierung des internen Dokumentenflusses, am Ende völlig unterschiedliche Lösungen hervorkommen. Es liegt schlicht in der Natur der Sache, dass ein Ingenieursbüro andere Anforderungen, Schwerpunkte und Rahmenparameter hat als ein Produktionsbetrieb oder ein Krankenhaus.

Vielleicht haben Sie aber auch Papierdokumentation, die Sie in ein elektronisches System überführen möchten? Bei diesen und anderen Fragestellungen rund um das Thema Dokumentenmanagement könne wir Sie kompetent und unabhängig beraten.

 

Allcomponents also are used in the administrator area of your website. In addition to the ones listed here, there are components in the administrator that do not have direct front end displays, but do help shape your site. The most important ones for most users are

  • Media Manager
  • Extensions Manager
  • Menu Manager
  • Global Configuration
  • Banners
  • Redirect

Media Manager

The media manager component lets you upload and insert images into content throughout your site. Optionally, you can enable the flash uploader which will allow you to to upload multiple images. Help


Extensions Manager

The extensions manager lets you install, update, uninstall and manage all of your extensions. The extensions manager has been extensively redesigned for Joomla! 1.6, although the core install and uninstall functionality remains the same as in Joomla 1.5. Help


Menu Manager

The menu manager lets you create the menus you see displayed on your site. It also allows you to assign modules and template styles to specific menu links. Help


Global Configuration

The global configuration is where the site administrator configures things such as whether search engine friendly urls are enabled, the site meta data (descriptive text used by search engines an indexers) and other functions. For many beginning users simply leaving the settings on default is a good way to begin, although when your site is ready for the public you will want to change the meta data to match its content. Help


Banners

The banners component provides a simple way to display a rotating image in a module and, if you wish to have advertising, a way to track the number of times an image is viewed and clicked. Help



Redirect

The redirect component is used to manage broken links that produce Page Not Found (404) errors. If enabled it will allow you to redirect broken links to specific pages. It can also be used to manage migration related URL changes.Help

Unterkategorien

The Joomla! content management system lets you create webpages of various types using extensions. There are 5 basic types of extensions: components, modules, templates, languages, and plugins. Your website includes the extensions you need to create a basic website in English, but thousands of additional extensions of all types are available. TheJoomla! Extensions Directory is the largest directory of Joomla! extensions.

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