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Freeforms, wie man neumodisch sagt, stellt die Königsdisziplin der Dokumentenerkennung dar. Bei bisherigen Erkennungssoftwareansätzen handelte es sich grundsätzlich um formularbasierte Erkennung. Es musste angegeben werden, in welchem Bereich welche Werte gesucht werden sollen. Das hat sich geändert.

Heutzutage werden die Dokumente per Volltext-OCR gelesen und anhand definierter Schlagwörter und Zeichenketten oder sogar inhaltlich analysiert. Somit sind wir in der Lage, einen Posteingang aus Kundenpost, Rechnungen und Standardsendungen als Mischstapel zu verarbeiten. Unsere intelligente Software erkennt selbständig, welcher Dokumententyp vorliegt und greift auf die dafür definierten Regeln zurück. Sollte doch mal ein Dokument nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, fragt das System bei einem Sachbearbeiter nach und merkt sich das Ergebnis selbstlernend dynamisch.

Sie geben eine Matrix von Schlagwörtern oder inhaltliche Eckpunkte vor, nach denen Ihre Post kategorisiert werden soll. Das Ergebnis erhalten Sie dann innerhalb definierter Zeitfenster zurück. Aber Vorsicht, nicht jedes Schlagwort taugt zum identifizieren. Für die optimale Einrichtung stehen wir Ihnen mit Rat und Erfahrung zur Seite.

Gern wird auf Schnittstellen am Anfang nicht viel Wert gelegt. Das rächt sich am Ende des Prozesses. Wenn Sie nicht gleich daran denken, dass Ihre Dokumente im Anschluss auch elektronisch geroutet werden sollen, um zu dem entsprechenden Bearbeiter zu kommen, löst das, das Problem nur zur Hälfte. Meist ergeben sich aus den anschließenden Workflows neue oder veränderte Kriterien für die Auswertung. Achten Sie daher stets auf die anschließende Verarbeitbarkeit in Ihrem Archiv-, Workflow- und DMS-System.

Aufwand

Wenn es Ihnen an Kapazitäten für die Umstellung auf das papierlose Büro fehlt, übernimmt DocVis sämtliche Leistungen für Sie – vom Transport bis zur Bereitstellung. Wenn Sie möchten, unterstützen wir Sie sogar beim Verpacken Ihrer Akten.

 

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