Dokumentenmanagement Vorteile

Daher hier mal eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems.

Schnellerer Informationszugriff
Beschleunigung der Arbeitsprozesse
Vermeidung von Doppelarbeit
Verbesserte Transparenz von Vorgängen
Verbesserte Controllingmöglichkeiten
Verbesserter Kundenservice
Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
Fehlerminimierung
Einhaltung des Datenschutzes durch Zugriffsschutz
Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
Einsparung von Archivräumen
Entlastung von E-Mail Systemen
Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen

Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform :

Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 €

Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und 20.00 €

Tätigkeit	Einsparung
Schnellere Ablage und Recherche	25% - 40%
Reduzierung von Routinearbeiten	30% - 40%
Verkürzung der Durchlaufzeit	30% - 90%
Reduzierung der Archivfläche	50% - 80%
Verkürzung der Durchlaufzeit	30% - 90%

Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.